Data protection

Klaimy attaches the utmost importance to protecting the personal data of its customers and prospects and complying with applicable regulations. 
This privacy policy informs you of our commitments and the measures we have put in place to guarantee the integrity, security, confidentiality, and protection of your personal data, processed in the course of our business, in accordance with the rules set out in the European General Data Protection Regulation (GDPR), the French Data Protection Act (LIL) and the French Law on Confidence in the Digital Economy (LCEN). 
The entity that collects and processes your personal data is Klaimy, a simplified joint-stock company with a share capital of €1,451.64, whose registered office is located at 60 rue François Ier, 75008 PARIS, represented by Ms. Nakouri Amira, President. 
You can contact us at the following address: compliance@getklaimy.com

The personal data we process As part of the processing we carry out, Klaimy collects and processes the following categories of data:

Personal identification data (surname, first name, addresses, telephone number(s), etc.); 
Professional identification data (last name, first name, position, email address);
Authentication data (usernames, passwords);
Professional data (profession, SIRET number, income, etc.); 
Payment method data (bank details, IBAN, card accounts);
Transaction data (dates, invoices, contracts, history of services used);
Connection data (IP address, connection logs, duration, history);
Browsing data (unique identifier, browsing statistics, behavioral data). 

Legal basis, purposes, and retention periods for processing In accordance with the GDPR, personal data collected by Klaimy will be used for the purposes for which it was collected and for the retention periods detailed in the table below:
Purpose
Legal basis 
Shelf life
Provision of the Klaimy solution
Performance of the contract 
5 years from the end of the contract 
Support (assistance, maintenance, incident resolution)
Performance of the contract 
5 years from the end of the contract 
Platform security and incident detection
Legitimate interest 
Time strictly necessary for security management, up to a maximum of 5 years depending on severity
Data hosting and backup
Performance of the contract and legitimate interest
Depending on the duration of the contractual relationship and the rules applicable to the source purpose
Customer relationship management (follow-up, communication, appointments)
Legitimate interest 
5 years from the end of the contractual relationship or the last contact from the customer
Management of contracts, orders, invoices, after-sales service, returns, refunds
Performance of the contract
5 years from the end of the contract, subject to longer legal obligations for certain accounting documents
User account management
Legitimate interest 
Customers: during the contractual relationship and for 5 years after its termination; Prospects: 3 years from the last contact
Management of information requests (contact, demo, etc.)
Legitimate interest 
The time required to process the request, then a maximum of 3 years from the last contact.
Management of unpaid bills and potential disputes 
Legitimate interest 
Until full payment has been made, then 5 years from the closure of the file or the end of the dispute
Management and processing of requests to exercise rights
Legal obligation 
5 years from the end of the calendar year of the request. 
Sales prospecting (emails, newsletters, invitations, webinars)
Legitimate interest and/or consent
For the duration of the prospecting period or until consent/objection is withdrawn, then for a maximum of 3 years after contact. 
Management of service providers and partners
Contract performance and legitimate interest (B2B relationship management, service monitoring)
5 years after the expiration of the contract or the last transaction carried out
HR management: pay slips, employment contracts, recruitment (applications, resumes, interviews)
Legitimate interest (management of applications and creation of a talent pool)
Employment contracts: 5 years after the employee's departure (subject to longer periods for certain documents); pay slips: according to the applicable legal deadlines (in practice, often up to 5 years for internal supporting documents)
2 years after the last contact with the candidate, unless they object
Compliance with legal and regulatory obligations
Legal obligation
According to legal requirements (often 5 or 10 years for the documents or data concerned)
Une fois que les durées de conservation indiquées sont atteintes, vos données sont supprimées de l’ensemble des serveurs de  la société Klaimy. 
Pour plus d’information sur les cookies utilisés par la société Klaimy, merci de vous référer à notre politique de cookies.

Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquence en cas de non-fourniture 

Lors de la collecte de vos données personnelles, nous vous informons si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives.Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement de nos services et la bonne exécution du contrat et elles vous seront signalées.
En cas de non fourniture d’un champ de données obligatoire, la société Klaimy ne pourra accomplir ses prestations.
Les données facultatives sont celles que vous pouvez choisir de fournir pour améliorer votre expérience utilisateur (ex. préférences de communication). L'absence de fourniture de ces données n'aura pas de conséquence sur l'exécution du contrat ou la fourniture du service, mais pourrait limiter la personnalisation de notre offre.
Destinataires des données personnellesLes données personnelles que nous traitons ne sont utilisées qu’à des fins préalablement déterminées, nécessaires à la réalisation de nos services, liés à notre activité. 
Ont accès à vos données personnelles :
- Les collaborateurs de Klaimy selon les politiques d’habilitation internes définies.
- Nos sous-traitants, c’est à dire tous les prestataires de service numériques ou non qui traitent vos données pour des finalités spécifiques : outils de facturation, logiciel de paiement à distance, etc.
- Les sous-traitants ultérieurs autorisés.
- Les organismes publics et les organismes de contrôle et d’habilitation sur leur demande  ou pour satisfaire nos obligations légales, ainsi que les autorités judiciaires, les auxiliaires de justice dans le cadre de procédures judiciaires, les officiers ministériels, et les organismes chargés du recouvrement de créances.
Vos données sont également partagées avec les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment). 
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Transferts internationaux
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Certaines de vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts à des sociétés en-dehors de l’Union Européenne ou d’un pays en adéquation. Dans ce cas :  
Lorsque les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD, ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment par  la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne. Vos droits sur les donnéesEn vertu de la réglementation sur la protection des données, vous avez des droits, notamment : 
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Droit d’accès 
Vous avez le droit de demander des informations sur la nature du traitement effectué, l'origine ou le type de données collectées, ainsi que des copies de l'ensemble des informations que nous détenons vous concernant.

Droit à la rectification 
Vous avez le droit de solliciter une rectification des informations que vous estimez inexactes. De même, vous avez le droit de nous demander de compléter les informations que vous jugez incomplètes.
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Droit à l'effacement, droit à l’oubli
Vous avez le droit de nous demander la suppression de vos données personnelles dans certaines situations spécifiques. Dans les cas où vos données sont traitées sur la base de votre consentement ou de l'intérêt légitime de Klaimy , vous avez la possibilité d'obtenir la suppression anticipée de vos données. Pour exercer ce droit, il vous suffit de nous informer de votre volonté de retirer votre consentement ou de faire valoir votre droit d'opposition au traitement de vos données.En dehors de l’exercice de ce droit, vos données sont automatiquement supprimées à l’expiration du délai de conservation précité.
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Droit à la limitation
Ce droit vous offre la possibilité de suspendre le traitement de vos données après avoir soumis une demande de rectification, par exemple. Dans le cas où vous avez des préoccupations quant à la légalité d'un de nos traitements, ce droit vous permet de demander à nos équipes de cesser le traitement de vos données, sans pour autant les supprimer. De plus, si vous souhaitez engager des actions en justice pour faire valoir, exercer ou défendre vos droits, ce droit vous permet également de "geler" vos données personnelles.
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Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.Le droit d’opposition vous permet de refuser de figurer dans un traitement de données. L’utilisateur peut s’opposer à tout traitement de ses données personnelles et en demander la suppression, à moins que la société puisse démontrer un motif légitime et impérieux à ce traitement ou que ce traitement soit nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.S’agissant des sollicitations de marketing direct que l’utilisateur reçoit de la part de Klaimy, il est possible à l’utilisateur de revenir sur le consentement qu’il aura donné afin de ne plus recevoir de sollicitations.Ce droit est exerçable à tout moment et lui sera rappelé dans les messages qu’il recevra de la part de Klaimy. 
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Droit à la portabilité des données 
Ce droit vous donne la possibilité de demander l'accès à vos données personnelles, à condition que ces données fassent l'objet d'un traitement basé sur votre consentement ou dans le cadre d'une relation contractuelle. Ces données vous seront fournies dans un format techniquement exploitable, que ce soit par vous-même ou par une autre entité que Klaimy.

Comment exercer vos droits 
Pour exercer vos droits, merci de vous rendre sur la page suivante : https://monexpertrgpd.com/exercice-des-droits/?client=Klaimy
‍Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
‍Nom : Mon Expert RGPD
‍Courriel : conformite@monexpertrgpd.com 

Réclamation (plainte) auprès de la CNILSi vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.
‍Date d’entrée en vigueur Nous nous réservons  le droit de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie.Cette version de la politique de confidentialité de Klaimy est entrée en vigueur le 21/01/2026
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